繁忙期だけ問い合わせが集中する｜福岡の事業者が「波のある業務」をAIでならす方法

「普段は二人で足りるんですが、お盆前の二週間だけどうにもならなくて」——福岡で観光関連のお仕事をされている方から、先日いただいたご相談です。KOKORASHI AI（ココラシエーアイ）として中小企業のAI導入をお手伝いしていると、この「一年中忙しいわけではないが、特定の時期だけ現場が壊れる」というご相談を本当によくいただきます。

結論から言います。波のある業務にAIを入れるなら、繁忙期ではなく閑散期に準備してください。そして狙うのは業務全体の自動化ではなく、繁忙期に集中する「同じ質問」を先に片づけることです。この記事では、その具体的な進め方をまとめます。

なぜ繁忙期に人を増やしても楽にならないのか

繁忙期対策というと、まず短期のアルバイトや派遣を考える会社が多いと思います。もちろん有効な場面もありますが、問い合わせ対応に限ると、うまくいかないことがよくあります。

理由は単純で、教える時間が一番忙しい時期に発生するからです。料金、納期、キャンセル規定、駐車場の場所。答え方を覚えてもらうまでの数日が、まさに一番人手が欲しい期間と重なります。しかも繁忙期が終われば、その知識は会社に残りません。翌年また同じことを繰り返します。

だからこそ、繰り返し発生する質問への回答は、人ではなく仕組みに置いておく価値があります。一度作れば翌年もそのまま使えるからです。

ステップ1：閑散期に「繁忙期の質問」を集める

最初にやるのは、ツールの検討ではありません。過去の繁忙期に何を聞かれたかを集める作業です。

• メールの受信箱をその時期で絞って読む：昨年のお盆前、年末など、期間を指定して問い合わせメールを見返す。
• 電話メモ・LINEの履歴を見る：記録が残っていない会社は、今年の繁忙期からメモを取る習慣を作る。
• スタッフに聞く：「あの時期、何を一番聞かれた？」という質問なら、現場はすぐ答えられます。

集めた質問を並べると、たいてい上位の数種類で問い合わせの大半を占めていることが見えてきます。すべてに備える必要はありません。まずはその上位だけで十分です。

ステップ2：回答を「文章」で確定させる

次に、その質問への回答を文章にします。ここが実は一番大事な工程で、AIを使うかどうかに関わらず効果が出ます。

ポイントは、例外まで含めて書き切ることです。「繁忙期は当日予約を受けられません。ただし前日18時までのキャンセルが出た場合のみ、電話でご案内します」。ここまで書いてあれば、AIも新人スタッフも同じ答えを返せます。逆に「基本的にお受けできません」だけだと、判断が人によってブレます。

私が福岡の事業者さんとご一緒するとき、この文章づくりに一番時間をかけています。ここが曖昧なままAIを入れても、結局「担当者に確認します」ばかりの返答になり、現場は楽になりません。

ステップ3：繁忙期だけ「一次対応」をAIに寄せる

回答が固まったら、それをAIチャットやLINEの自動応答に載せます。ここで意識していただきたいのが、全部をAIに任せないことです。

• 一次対応はAI：営業時間、料金、予約の可否、持ち物、駐車場といった確定情報。
• 判断が要るものは人へ：見積もりの相談、日程の調整、クレーム。AIから人へ引き継ぐ導線を必ず用意する。
• 繁忙期だけ案内を強める：サイトの目立つ位置にチャットへの導線を出し、閑散期は控えめに戻す。

この形にすると、スタッフは「調べれば分かる質問」から解放され、判断が必要な仕事に時間を使えます。人を増やさずに、忙しさの中身を変えるアプローチです。

ステップ4：繁忙期が終わったら必ず振り返る

波のある業務でAIを活かせるかどうかは、繁忙期の後の30分で決まります。やることは二つだけです。

• AIが答えられなかった質問を書き出す：チャットのログに残っています。それが翌年の追加分です。
• スタッフに一言聞く：「今年、電話は減った感じがしましたか」。数字が取れるなら問い合わせ件数を前年と比べる。

ここで大切なのは、効果を感覚で終わらせず記録に残すことです。問い合わせ件数、対応にかかった時間、残業時間。導入前の数字が無ければ、今年から記録を始めれば来年は比較できます。数字が見えると、社内での継続判断もずっと楽になります。

福岡ならではの「波」をどう捉えるか

福岡の場合、波の要因は業種によってかなり違います。観光やインバウンドに関わる事業なら大型連休と週末、飲食なら歓送迎会や忘年会のシーズン、住宅・引っ越し関連なら年度替わり、学習塾なら入会シーズン。天神や博多の店舗では、大きなイベントの開催日に問い合わせが跳ねることもあります。

ご自身の商売でいつ波が来るかは、経営者の方が一番よく分かっているはずです。その山の2か月前を、準備の期間としてカレンダーに入れてください。準備さえ済んでいれば、AIの導入自体は数日で形になります。逆に山の直前に始めると、準備と本番が重なって一番きつい進め方になります。

まとめ

• 繁忙期の問い合わせ対応は、人を増やすより「同じ質問」を仕組みに置く方が翌年以降も効く。
• 準備は閑散期に。過去の繁忙期に何を聞かれたかを集めるところから始める。
• 回答は例外まで含めて文章で確定させる。ここが曖昧だとAIを入れても現場は楽にならない。
• 一次対応はAI、判断が要るものは人へ。引き継ぎの導線を必ず用意する。
• 繁忙期の後に、答えられなかった質問と件数を記録して翌年につなげる。

KOKORASHI AIでは、福岡の中小事業者向けに、こうした繁忙期対策としてのAIチャット導入を初期費用0円・月額4,800円（税込）からお手伝いしています。「今年の繁忙期がきつかった」という段階でご相談いただければ、次の山に十分間に合います。

よくある質問

Q. 繁忙期の直前でもAIチャットは導入できますか？
回答の文章がすでに用意できていれば、数日で形にすることは可能です。ただし質問の洗い出しと回答づくりに時間がかかるため、直前の導入は準備と繁忙期が重なって負担が大きくなります。山の2か月前から準備を始めるのが現実的です。

Q. 繁忙期だけ使って、閑散期は止められますか？
運用としては可能ですが、あまりおすすめしていません。閑散期も動かしておくことで、答えられなかった質問が少しずつ溜まり、翌年の繁忙期までに回答を厚くできるからです。閑散期はサイト内の導線を控えめにする、という調整で十分です。

Q. 効果はどう測ればいいですか？
問い合わせの電話・メール件数、対応にかかった時間、繁忙期の残業時間を記録して前年と比べるのが基本です。導入前の数字が無い場合は、今年から記録を始めれば来年比較できます。感覚ではなく記録で見ることで、社内の継続判断もしやすくなります。