福岡のイベント・展示会運営がAIで来場者対応を自動化する方法

「展示会の前日になると、問い合わせ電話が鳴りやまなくて事務局が回らんとです」。先日、マリンメッセ近くで開催される業界イベントの事務局を任された天神の企画会社さんから、こんな相談を受けました。出展者からの「搬入は何時から？」、来場者からの「駐車場ある？」が同じ問い合わせの繰り返しで、本来やるべき当日運営の準備に手が回らない。結論から言うと、この手の対応はAIでかなりの部分を自動化できます。私が福岡の現場で実際にやっている範囲を、正直にお話しします。

福岡のイベント運営で「人が消える」のは問い合わせ対応

イベント・展示会の運営で一番人手が溶けるのは、当日のオペレーションよりも「事前と当日の同じ質問への対応」です。福岡は天神・博多・百道（ももち）と会場が分散していて、交通アクセスの問い合わせがとにかく多い。

博多区のホールで物産展を運営する事業者さんは、開催1週間前から1日40件以上の電話が来ると話していました。内容を聞き取ると、8割が「場所」「時間」「駐車場」「雨天時はどうなるか」の4種類。つまり、答えが決まっている質問でスタッフが拘束されているわけです。

私がまず提案したのは、内容を全部メモして「よくある質問リスト」を作ること。AIの前に、ここを可視化しないと自動化する対象が決まりません。地味ですが、これが一番大事な初手です。

事前問い合わせはLINEのAIチャットで受ける

福岡の来場者対応で私がほぼ毎回すすめるのが、LINE公式アカウントとAIチャットの組み合わせです。理由は単純で、福岡の中高年層も含めて、地場のお客さんはアプリよりLINEのほうが圧倒的に開いてくれるから。専用アプリを入れてもらう発想は、地場のイベントではまず外します。

具体的には、過去の問い合わせリストをAIに学習させ、LINEで質問が来たら自動で回答するBotを組みます。私はLINE Bot開発を本業の一つにしているので、このあたりは実装込みで対応しています。

• 「駐車場は？」→ 周辺コインパーキングの案内と地図リンクを自動返信
• 「何時から？」→ 開催日ごとの時間と最終入場時刻を返信
• 「雨でも開催？」→ 屋内開催の旨と当日の連絡方法を案内
• 答えられない質問だけ → 事務局の有人対応に振り分け

糸島市のマルシェ運営者さんでは、この仕組みで事前電話の多くをLINEに移せました。電話ゼロにはなりませんが、「決まった答えの質問」が消えるだけで事務局の負担は大きく変わります。

当日の道案内・会場誘導をAIに任せる

当日の来場者対応で福岡特有なのが、会場までの「最後の100メートル」問題です。博多駅やマリンメッセ周辺は出口が多く、初めて来る人が必ず迷う。ここに案内スタッフを立たせると、それだけで2〜3人持っていかれます。

春日市で開催された住宅系の展示会では、入口に置いたポスターのQRからLINEに誘導し、「博多駅からの行き方」「最寄りバス停」を写真付きで自動案内する仕組みを入れました。来場者が自分のスマホで完結するので、案内スタッフを会場内の接客に回せたと喜ばれました。

ここで私がいつも釘を刺すのは、AIに任せる範囲を最初に線引きすること。道案内や一般情報はAI、クレームや体調不良など人の判断が要るものは即・有人へ。線引きが曖昧だと現場が混乱します。

ブース誘導とアンケートまで一気通貫にする

展示会で出展者が一番ほしいのは「どのブースに、どんな人が来たか」のデータです。ところが紙のアンケートは集計が地獄で、終わってから1週間放置されがち。ここもAIで一気通貫にできます。

大野城市の商工イベントでは、来場者がLINEで興味のあるカテゴリを選ぶと、関連ブースを地図で提案する導線を作りました。さらに帰り際に「気になったブース」を1タップで回答してもらい、AIが自動でカテゴリ別に集計。出展者には翌日にはレポートが渡せました。

紙だと「集計する人」が必要だった作業が、入力と同時に終わる。出展者への報告が早いと、来年の出展継続にもつながります。地味な後工程こそ、自動化の効きどころです。

導入の現実的な順番とコスト感

「全部いっぺんに」とよく言われますが、私は止めます。イベントは一発勝負なので、初回から全自動を狙うと当日トラブルが怖い。順番が大事です。

北九州市のイベント会社さんには、まず「事前問い合わせのLINE自動応答」だけを次回イベントで試し、手応えを見て当日案内・アンケートへ広げる進め方を提案しました。1つずつ検証するから、現場のスタッフも安心して使えます。

コスト面では、KOKORASHI AI（ココラシエーアイ）では初期費用0円・月額4,800円（税込）から始められる形にしています。イベントは単発と定期で事情が違うので、回数や規模に合わせて一緒に設計します。いきなり大きく構えず、小さく始めて確かめるのが結局は近道です。

補助金や助成制度を使えないか

「AI導入って補助金使えるとですか？」もよく聞かれます。福岡市や福岡県、市区町村には、IT・DX関連の支援制度が用意されていることがあります。

久留米市の事業者さんからこの相談を受けたときは、私のほうで使えそうな枠の当たりはつけつつ、最終的な申請は専門の窓口で確認してもらいました。補助金の制度は年度ごとに変わるので、最新は必ず窓口で確認してください。私は技術側の支援が本業なので、ここは正直に「窓口へ」とお伝えしています。

制度の有無で導入時期を決めるより、まず小さく試して効果を体感し、そのうえで使える制度があれば乗せる。この順番のほうが、結果的にうまくいくケースが多いです。

まとめ

• 福岡のイベント運営で人手が溶けるのは「決まった答えの問い合わせ」。まず質問を可視化する
• 事前問い合わせは、地場で開封率の高いLINE×AIチャットで自動応答するのが現実的
• 当日の道案内・会場誘導をAIに任せ、人は接客や判断業務に集中させる
• ブース誘導からアンケート集計まで一気通貫にすると、出展者への報告が早くなる
• 全自動を一発で狙わず、1機能ずつ検証して広げる。小さく始めるのが近道
• 補助金は制度が年度で変わるため、最新は必ず窓口で確認する

よくある質問

Q. イベント当日だけAIの来場者対応を導入することはできますか？
できます。単発イベント向けに、開催前後の期間だけLINE自動応答を稼働させる形も対応しています。ただし当日いきなり全自動にするのは混乱のもとなので、事前問い合わせ対応から小さく試し、手応えを見て当日案内へ広げる進め方をおすすめしています。

Q. 専用アプリを来場者にインストールしてもらう必要がありますか？
いりません。福岡の地場イベントでは中高年層も多いため、私はアプリより開封率の高いLINE公式アカウントを使うことをほぼ毎回すすめています。来場者は普段使っているLINEから質問や案内を受け取れるので、追加の負担がありません。

Q. 小さな展示会でも導入する意味はありますか？
あります。規模が小さくても「場所・時間・駐車場」の問い合わせは必ず発生し、事務局の手が取られます。決まった答えの質問を自動化するだけで運営が楽になります。KOKORASHI AI（ココラシエーアイ）では初期費用0円・月額4,800円（税込）から、回数や規模に合わせて設計します。