福岡の飲食店がAIで宴会・貸切の問い合わせに一次対応する方法｜忘年会シーズンの取りこぼしを防ぐ

「忘年会シーズンに入ると、電話が鳴りっぱなしで、席の案内どころではありません」。天神や博多で飲食店を営む方から、毎年聞く相談です。宴会・貸切の問い合わせは、通常の予約と違って、人数・予算・日時・コース・アレルギーなど確認事項が多く、1件あたりの対応時間が長くなります。KOKORASHI AI（ココラシエーアイ）では、宴会問い合わせの「一次対応」をAIチャットやLINEに任せ、店主が最後の確認に集中できる形をお勧めしています。

宴会・貸切の問い合わせが大変になる理由

通常の席予約は「何名・何時」でほぼ完結します。宴会は違います。実際に多いのは、次のようなやり取りの往復です。

• 人数がまだ確定しておらず、「20〜30名くらい」といった幅のある相談が来る
• 予算の相談から始まり、コース内容の説明を求められる
• 飲み放題の有無や時間、貸切にできるかの確認
• アレルギーや苦手な食材、幹事さん向けの支払い方法の確認

営業時間中は接客と調理で手が離せません。折り返しの電話が遅れると、幹事さんは別の店に連絡します。取りこぼしの正体は、対応の遅れであることが多いです。

AIに任せる範囲：ヒアリングと一次回答

宴会の問い合わせでAIに任せやすいのは、店側が「毎回同じことを聞いている」部分です。

• ヒアリング：希望日、人数（幅でもよい）、予算感、貸切の希望、飲み放題の希望、アレルギーの有無を、チャットで順番に聞く
• コース・料金の案内：店が用意しているコースの内容と価格を、あらかじめ登録した情報から答える
• 空き状況の一次回答：予約表と連携できる場合は空き日を案内し、連携しない場合は「確認して折り返す」と伝える
• 幹事さん向けの案内：キャンセル規定、人数変更の締め切り、支払い方法の説明

回答の根拠は、店が登録した情報に限定します。登録されていない内容を、AIが推測で答えないように設計することが大切です。

AIに任せず、人が判断する範囲

一方で、次の項目は店主や責任者が確認します。

• 予約の最終確定（席・仕込み・スタッフ体制の都合が絡むため）
• 特別な値引きや、コース外のメニュー対応
• アレルギーなど、安全に関わる内容の最終確認
• クレームや、条件が複雑な相談

AIの役割は、確認事項を担当者に渡すときに、聞き取った内容を1枚に整理して引き継ぐことです。店主は、質問をやり直さずに判断できます。

小さく始める手順

いきなり大きなシステムを入れる必要はありません。私がいつもお伝えするのは、次の順番です。

• ステップ1：過去の宴会問い合わせを見返し、必ず聞く項目を書き出す
• ステップ2：コース・料金・キャンセル規定を、文章で整理する
• ステップ3：LINE公式アカウントやホームページのチャットに、ヒアリングと案内だけを入れる
• ステップ4：担当者への通知（LINEやメール）を設定し、確定は人が行う
• ステップ5：1シーズン運用して、AIが答えられなかった質問を見直し、案内文を足す

KOKORASHI AIは初期費用0円・月額4,800円（税込）からで始められます。効果は、導入前後で「宴会問い合わせの対応にかかった時間」と「折り返しまでの時間」を記録して確かめてください。数字が取れれば、次の改善も判断しやすくなります。

福岡ならではの工夫

福岡は、会社の忘年会・新年会、同窓会、歓送迎会と、年間を通じて宴会需要が波のように来る街です。天神・博多・中洲などのエリアでは、駅からの行き方や、周辺で二次会に使える店の案内を求める幹事さんも少なくありません。アクセス情報や、貸切の最大人数、個室の有無をあらかじめ登録しておくと、電話での説明が減ります。

また、インバウンドの団体や、県外から来る出張の幹事さんが、営業時間外に問い合わせることもあります。夜間や定休日でも一次対応できる点は、AIの大きな利点です。

導入前に決めておくこと

• 自動で答える範囲と、人に渡す範囲の線引き
• 問い合わせの通知先と、折り返しの目安時間
• 個人情報（幹事さんの氏名・連絡先）の取り扱いと、案内文への記載
• 繁忙期に、人数や日程の受付をいつ締め切るか

まとめ

• 宴会・貸切の問い合わせは確認事項が多く、対応の遅れが取りこぼしの原因になりやすい
• ヒアリング・コース案内・空き状況の一次回答はAIに任せ、確定と安全に関わる確認は人が行う
• 過去の問い合わせから、必ず聞く項目を書き出すところから始める
• 導入前後の対応時間を記録して、効果を数字で確かめる

よくある質問

Q. 宴会の問い合わせで、AIはどこまで任せられますか？
希望日・人数・予算などのヒアリング、登録済みのコースや料金の案内、キャンセル規定の説明までが目安です。予約の最終確定やアレルギーの最終確認は、人が行います。

Q. 予約システムと連携していなくても導入できますか？
できます。連携しない場合は、空き状況を「確認して折り返す」と案内し、聞き取った内容を担当者に通知する形で始められます。

Q. 効果はどうやって確かめればよいですか？
導入前後で、宴会問い合わせの対応にかかった時間と、折り返しまでの時間を記録して比べてください。数字で見えるようにすると、次の改善点も判断しやすくなります。