値上げ・休業の「言いにくいお知らせ文」をAIで下書きする手順｜福岡の事業者向け

「値上げのお知らせを出さないといけないんですが、一週間、書き出しで止まってます」——中央区の飲食店さんから、こんな相談を受けました。実はこの手のご相談、けっこう多いです。値上げ、営業時間の短縮、臨時休業、サービスの終了。内容はもう決まっているのに、文章にする段階で止まる。私がいつもお伝えしているのは、ここはAIがいちばん役に立つ場面のひとつだ、ということです。

止まる理由は「文章力」ではない

私はKOKORASHI AI（ココラシエーアイ）として福岡の中小事業者のAI活用をお手伝いしていますが、この種の文書で手が止まる原因は、だいたい文章力ではありません。

• お客様に申し訳ないという気持ちが強すぎて、書き出しが決まらない
• どこまで理由を説明していいのか分からない
• 言い訳がましくなる気がして、何度も書き直してしまう
• そもそも、この種の文書を書いた経験が社内にない

つまり「気持ちの整理」と「型の不在」が混ざって止まっている状態です。AIは型を出すのが得意なので、まず型だけ先に出させて、気持ちの部分を人が乗せる。この順番にすると一気に進みます。

ステップ1：決まっていることを箇条書きにする

AIに「値上げのお知らせを書いて」と丸投げすると、当たり障りのない、どこかで見た文章が出てきます。そうならないために、先に決定事項だけを箇条書きで書き出します。文章にする必要はありません。

• 何が変わるのか（例：ランチセットの価格を改定する）
• いつから変わるのか（開始日）
• 変わらないものは何か（例：ドリンクバーの料金は据え置き）
• 理由（例：仕入れ価格の上昇が続いているため）
• お客様にお願いしたいこと（例：予約済みの分は従来価格で対応します）

この5行が埋まれば、材料は揃っています。埋まらない項目があるなら、それはまだ社内で決まっていないということなので、書く前にそこを決めてください。

ステップ2：条件を付けて下書きさせる

次に、箇条書きをそのまま貼り付けて、条件付きで頼みます。私が実際に使っている頼み方はこうです。

• 「以下の決定事項をもとに、お客様向けのお知らせ文を作ってください」
• 「書かれていないことは補わないでください。推測で理由を足さないこと」
• 「丁寧すぎず、事務的すぎない、地域のお客様向けのトーンで」
• 「トーンの違う案を3つ出してください」

最後の「3案」が効きます。1案だけだと「これでいいのかな」と迷って止まりますが、並べると自分の会社らしいトーンがどれか、すぐ分かるのです。3案から1つ選んで、あとは直す。ゼロから書くより圧倒的に速いです。

ステップ3：人が必ず直す3か所

AIの下書きをそのまま出すのはおすすめしません。直すのは、次の3か所だけで十分です。

• 数字と日付：金額、開始日、対象商品。ここは元の箇条書きと必ず突き合わせる
• 謝罪の重さ：AIは謝りすぎるか、あっさりしすぎるかのどちらかに寄りがちです。自社の受け止め方に合わせて調整する
• 理由の書き方：長く説明するほど言い訳に見えます。一文で言い切るくらいがちょうどいい

先ほどの飲食店さんは、AIが出した「昨今の厳しい経営環境を鑑み」という表現を、「仕入れの値上がりが続いており」に書き換えました。お客様に伝わるのは、飾った言葉より具体的な事情のほうです。

一度作ったら、社内に残しておく

この種の文書は、必ずまた必要になります。年末年始の休業案内、臨時休業、営業時間の変更。使った指示文と完成した文章をセットで残しておくと、次回は数分で終わります。

天神のサロンさんでは、お知らせ文のひな形をスプレッドシートに貯めていて、新しい案内が必要になったら過去のものをAIに渡して「これと同じトーンで、内容だけ差し替えて」と頼む運用にしています。回を重ねるほど、その会社らしい文章に寄っていきます。

まとめ

• 言いにくいお知らせ文で止まる原因は、文章力ではなく「気持ちの整理」と「型の不在」
• 先に決定事項を5行の箇条書きにする。埋まらない項目は、まだ決まっていない証拠
• 「書かれていないことは補わない」「トーン違いで3案」を条件に付けて下書きさせる
• 人が直すのは、数字と日付／謝罪の重さ／理由の書き方の3か所だけ
• 指示文と完成文はセットで残す。次回は数分で終わる

KOKORASHI AIでは、こうした日々の文書づくりから、お客様対応のAIチャットまで、小さく始める形でご支援しています。AIチャットは初期費用0円・月額4,800円（税込）から。「何から使えばいいか分からない」段階でも、お気軽にご相談ください。

よくある質問

Q. 値上げのお知らせ文をAIに丸投げしてもいいですか？
おすすめしません。「値上げのお知らせを書いて」だけでは、どこかで見たような当たり障りのない文章になります。何が変わるか・いつから・変わらないもの・理由・お客様へのお願いの5点を箇条書きで渡してから書かせてください。

Q. AIが書いた文章のどこを直せばいいですか？
数字と日付、謝罪の重さ、理由の書き方の3か所です。特に理由は長く説明するほど言い訳に見えるため、一文で言い切るくらいが適切です。数字と日付は必ず元の決定事項と突き合わせてください。

Q. 毎回ゼロから頼むのは手間ではないですか？
使った指示文と完成した文章をセットで保存しておけば、次回は過去のものをAIに渡して「同じトーンで内容だけ差し替えて」と頼むだけで済みます。回を重ねるほど自社らしい文章に寄っていきます。