退職・異動の業務引き継ぎをAIで進める手順｜福岡の中小事業者が「担当者しか分からない」をなくす方法

「経理を任せていたスタッフが来月辞める。引き継ぎ資料を頼んだら、何を書けば良いか分からないと言われた」。年度の変わり目や繁忙期の前に、福岡の中小事業者さんからよくいただく相談です。福岡でAI導入を支援しているKOKORASHI AI（ココラシエーアイ）の野村です。

結論から言うと、引き継ぎ資料はAIに「インタビューさせて」作るのが一番早いです。担当者にゼロから書いてもらうのではなく、AIが質問し、担当者が話し、AIが手順書の形に整える。本記事では、専門的なツールを使わずに進められる5つの手順をまとめます。

引き継ぎ資料づくりが進まない3つの理由

• 書く時間がない：退職前は通常業務と有給休暇の消化で手が回らない
• 当たり前すぎて書けない：毎日やっている作業ほど、言葉にしにくい
• 書く項目が決まっていない：書く内容と詳しさの基準がない

AIは2つ目と3つ目の理由に強いです。質問役と清書役をAIに任せれば、担当者は話すだけで済み、書く時間の問題も小さくなります。

手順1：業務の棚卸しをAIと一緒に作る

最初に、担当者が持っている業務を一覧にします。ChatGPT、Claude、Geminiなど普段使っているAIに、次のように依頼します。

• 「経理担当として毎日・毎週・毎月・年1回やっている業務を洗い出したい。質問を1つずつしてください」

AIが「毎月の締め日は何日ですか」「請求書を作るソフトの名前を教えてください」と順番に聞いてくれるので、答えていくうちに頻度別の業務一覧ができあがります。年1回の業務（決算前の準備、年末の書類など）は忘れやすいので、「年1回の業務を重点的に聞いてください」と追加で頼むのがコツです。

退職日が決まっている場合は、最初の1週間で業務の棚卸しを終え、残りの期間で業務ごとの記録と清書を進める、と2段階に分けると予定が立てやすくなります。棚卸しの一覧は社長や上司も一緒に確認し、担当者が意識していない業務（取引先との暗黙の約束など）が漏れていないかを見ておきましょう。

手順2：業務ごとに「話して」記録する

一覧ができたら、業務ごとに担当者に話してもらいます。スマートフォンの録音やAIの音声入力を使えば、キーボードが苦手な方でも進められます。話してもらう項目は次の5つです。

• 作業の目的（何のためにやっている作業か）
• 使うファイル・システムと保存場所
• 手順の流れ
• よくあるミスと、ミスが起きたときの直し方
• 社外の連絡先（取引先・税理士など）

私が特に大事にしているのは「よくあるミス」の項目です。手順は後からでも追えますが、失敗の経験は本人の頭の中にしかありません。

手順3：AIで手順書の形に清書する

文字起こしした内容をAIに渡し、「新しく担当する人向けに、番号付きの手順書にしてください。分からない点は質問として最後に列挙してください」と依頼します。

最後に列挙された質問に担当者が答えれば、抜け漏れが減ります。完成した手順書は、後任者に実際に作業してもらいながら直していくのが確実です。AIが作った手順書は、担当者本人の確認を通して初めて使える資料になります。

手順4：パスワードや個人情報はAIに入れない

• ログインIDやパスワードは手順書に書かず、管理者が別の方法で引き渡す
• 顧客名や金額などの取引情報は、仮の名前に置き換えてからAIに渡す
• 社内で使うAIの設定で、入力内容が学習に使われない状態かを確認する

AIツールのアカウント自体の引き継ぎも忘れがちです。担当者個人の名義で契約しているツールがないか、退職前に棚卸ししておきましょう。

手順5：手順書を社内のAIから引けるようにする

手順書がそろったら、社内向けのAIに読み込ませる方法もあります。後任者が「月末の振込はいつまでに登録する？」と聞けば、手順書に沿って答えてくれる状態です。

ChatGPTのプロジェクト機能やカスタムGPTなど、自社の資料を参照させる仕組みは身近になりました。まずは手順書を1つのフォルダにまとめ、ファイル名の付け方をそろえておくだけでも、後からAIに渡しやすくなります。

まとめ

• 引き継ぎ資料は、AIが質問し、担当者が話し、AIが清書する流れで作る
• 「よくあるミスと直し方」を必ず記録する
• パスワードや個人情報はAIに入れず、別の方法で引き渡す
• 完成した手順書は社内のAIから引ける形にしておくと、次の引き継ぎも楽になる

KOKORASHI AIは初期費用0円・月額4,800円（税込）から、AIチャットの導入と業務の見える化をお手伝いしています。引き継ぎで困っている方は、お気軽にご相談ください。

よくある質問

Q. 引き継ぎ資料づくりにAIを使うと何が早くなりますか？
担当者がゼロから文章を書く手間がなくなります。AIが質問して業務を洗い出し、担当者が話した内容をAIが手順書の形に清書するため、担当者は答えることと最後の確認に集中できます。

Q. 引き継ぎのときにAIへ入力してはいけない情報はありますか？
ログインIDやパスワードは入力せず、管理者が別の方法で引き渡してください。顧客名や金額などの取引情報も、仮の名前に置き換えてからAIに渡すのが安全です。

Q. AIが作った手順書はそのまま使えますか？
そのままでは使わず、担当者本人が内容を確認し、後任者が実際に作業しながら直していくことをおすすめします。AIが最後に挙げた不明点に答えることで、抜け漏れも減らせます。