生成AIで議事録・要約を自動化する手順｜福岡の中小事業者向け

「会議のあと、議事録を作るだけで30分以上とられる」「録音はしているけど、結局まとめる時間がなくて放置している」——福岡の事業者さんから、こうした相談を本当によく受けます。私が代表を務めるKOKORASHI AI（ココラシエーアイ）でも、AI導入の入り口として「議事録・要約の自動化」から始める会社が増えています。派手さはありませんが、毎日・毎週くり返す作業なので、効果がすぐ実感できるのが良いところです。この記事では、特別なツールを買わなくても始められる手順を、順を追って説明します。

まずは「どこを自動化したいか」を決める

天神の士業事務所から「議事録を全部AIに任せたい」と相談を受けたことがあります。私がいつもお伝えするのは、いきなり全部ではなく工程を分けて考えることです。議事録づくりは、大きく次の3工程に分かれます。

• 録音・文字起こし：会議の音声を文字にする
• 要約・整理：文字起こしを「決定事項・宿題・論点」に整理する
• 共有・保存：チームが見られる場所に置く

この中で、まずラクになるのは真ん中の「要約・整理」です。文字起こしはスマホの録音アプリや会議ツールの機能でも取れるので、そこから始めると失敗しにくいです。

手順1：文字起こしを用意する

オンライン会議なら、ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsに文字起こし機能があります。対面の打ち合わせなら、スマホの音声メモや文字起こしアプリで十分です。ポイントは「きれいな文字起こしを目指さない」こと。多少誤変換があっても、次の要約でAIが文脈を補ってくれます。まずは「音声を文字にする」だけできればOKです。

手順2：AIに要約させる（プロンプトの型）

文字起こしができたら、ChatGPTなどの生成AIに貼り付けて要約させます。ここで大事なのは、「出してほしい形」を先に指示することです。ただ「要約して」と頼むと、ぼんやりした文章が返ってきます。私がよく使うのは、次のような指示です。

• 「以下は会議の文字起こしです。決定事項・宿題（担当と期限）・保留になった論点の3つに分けて、箇条書きでまとめてください」
• 「専門用語はそのまま残し、事実だけを書いてください。推測は書かないでください」
• 「最後に、次回の会議で確認すべきことを3点あげてください」

この「型」を一度作っておけば、毎回コピーして使えます。社内で共有すれば、誰がやっても同じ品質の議事録になります。

手順3：ミスを防ぐ確認のルール

AIの要約は便利ですが、そのまま鵜呑みにしないルールが要ります。生成AIは、もっともらしい嘘（ハルシネーション）を書くことがあるからです。私が現場でお願いしているのは、次の2点です。

• 金額・日付・人名・数量は、必ず人が元の記録と突き合わせて確認する
• 要約はあくまで下書き。最終版として共有する前に、会議に出た人が一度目を通す

「AIが8割まで作り、人が2割を確認して仕上げる」。この役割分担にすると、時短と正確さの両立ができます。

手順4：くり返せる仕組みにする

一度きりで終わらせず、毎回の作業に組み込むと効果が積み上がります。おすすめは、要約プロンプトと保存先をセットで決めておくことです。たとえば「会議が終わったら、文字起こしをこのプロンプトに通し、結果を共有フォルダの決まった場所に保存する」という流れを紙1枚のマニュアルにしておくだけで、担当者が変わっても回ります。慣れてきたら、フォームやチャットと連携して半自動化することもできますが、まずは手作業でこの流れを固めるのが先です。

どの会議から始めると失敗しにくいか

「全部の会議で一気にやろう」とすると、たいてい続きません。私がおすすめするのは、形式が決まっていて、毎回くり返す会議から始めることです。

• 定例のミーティング：議題や進め方が毎回似ているので、要約の型がそのまま使い回せる。
• 社内の情報共有会：決定事項と宿題さえ残ればよく、多少要約が粗くても実害が少ない。

逆に、契約が絡む商談や、言葉のニュアンスが重要な場面は、最初のうちは人がしっかり記録した方が安全です。まずは「間違えても大事にならない会議」で型を育て、慣れてから対象を広げるのが、私が現場でおすすめしている順番です。

小さく始めるのがコツ

私がAI導入の現場でいつも感じるのは、「毎週くり返す作業ほど、自動化の効果が大きい」ということです。議事録・要約はまさにそれです。いきなり大掛かりなシステムを入れるのではなく、今ある会議ツールと生成AIだけで「要約の型」を作るところから始めてみてください。福岡で「どのツールを使えばいいか分からない」「社内で定着させたい」という段階のご相談も歓迎しています。

よくある質問

Q. 議事録の自動化に、専用の高いツールは必要ですか？
最初は不要です。文字起こしはZoomやTeams、スマホの録音アプリで取れますし、要約はChatGPTなどの生成AIで十分です。まずは既存のツールと生成AIだけで「要約の型」を作るところから始めるのがおすすめです。

Q. AIの要約は、そのまま議事録として使って大丈夫ですか？
金額・日付・人名・数量は必ず人が元の記録と突き合わせて確認してください。生成AIはもっともらしい誤りを書くことがあります。「AIが8割作り、人が2割確認して仕上げる」役割分担が安全です。

Q. 毎回同じ品質の議事録にするコツはありますか？
要約プロンプト（AIへの指示文）を一度作って社内で共有することです。「決定事項・宿題・保留の論点に分けて」など出してほしい形を先に指示すれば、誰がやっても同じ品質になります。