生成AIで議事録・打ち合わせメモの要約を自動化する手順

「議事録に毎回1時間取られる」という福岡の現場の声

「打ち合わせ自体は30分なのに、議事録を清書するのに1時間かかる」。先日、博多区の建設会社の事務担当の方からこんな相談を受けました。週に何度もある現場打ち合わせのメモを、毎回パソコンで清書し直しているとのこと。

結論から言うと、この作業は録音から要約までほぼ自動化できます。私が支援する福岡の事業者でも、議事録作成の時間を半分以下に減らした例は珍しくありません。この記事では、特別なツールを使わずに今日から始められる手順を、私野村直矢が実際の相談を元に整理します。これは私が運営するAI導入支援事業KOKORASHI AI（ココラシエーアイ）の現場知見そのものです。

全体像は「録音→文字起こし→要約」の3ステップ

まず仕組みを理解しておくと迷いません。議事録の自動化は、大きく3つの工程に分かれます。

• 録音：スマホやPCで打ち合わせの音声を記録する
• 文字起こし：音声をテキストに変換する
• 要約：そのテキストを生成AIで議事録の形に整える

天神のデザイン事務所の方は、最初「全部AIが一発でやってくれる」と思い込んでいました。実際は工程ごとに道具が違います。ここを分けて考えるだけで、どこでつまずいているのかが分かるようになります。逆に言えば、既に文字起こし機能つきの会議ツールを使っているなら、最後の「要約」だけ生成AIに任せれば十分なケースも多いです。

ステップ1：まず音声をきれいに録る

意外と見落とされがちですが、要約の質は録音の質で8割決まります。糟屋郡の士業事務所で「要約がずれる」と相談を受けたとき、原因は録音そのものが聞き取りにくかったことでした。

対面の打ち合わせなら、スマホのボイスメモアプリで十分です。机の中央に置き、エアコンの真下や換気扇の近くを避けるだけで精度が上がります。オンライン会議の場合は、Zoomやスマホ会議システムの録画機能をそのまま使えます。

注意点として、相手がいる打ち合わせでは必ず録音の同意を取ること。私は「メモ代わりに録らせていただいていいですか」と一言添えるよう伝えています。福岡の地場企業同士の商談でも、これでトラブルになった例はありません。

ステップ2：文字起こしツールで音声をテキストに

録った音声をテキストにする工程です。今は無料・低価格で使えるツールが揃っています。よく使われるものを整理します。

• Notta：日本語の精度が高く、スマホアプリで録音と同時に文字起こしできる
• Microsoft WordのDictate／Teams：Microsoft 365を契約している会社ならそのまま使える
• Google ドキュメントの音声入力：完全無料で試したい場合の選択肢

早良区の小売店オーナーからは「専門用語が変換されない」という相談がありました。商品名や地名はAIが苦手な部分です。私のアドバイスはシンプルで、文字起こしの段階で完璧を目指さないこと。多少の誤変換は次の要約工程で生成AIが文脈から補正してくれます。完璧主義で止まるより、まず一周回すほうが早いです。

ステップ3：生成AIに要約させる「指示の出し方」

ここが本番です。文字起こししたテキストをChatGPTなどの生成AIに貼り付け、議事録の形に整えてもらいます。差が出るのは指示文（プロンプト）です。「要約して」だけだと、ただ短くなった文章が返ってくるだけで使えません。

私が南区の不動産会社に渡しているテンプレートはこういう形です。

• 以下は打ち合わせの文字起こしです
• 「決定事項」「次のアクションと担当者」「保留・要確認」の3項目に分けて箇条書きにしてください
• 日付と参加者は冒頭にまとめてください
• 誤変換と思われる箇所は文脈から推測して修正してください

この型を一度作っておけば、毎回コピーして文字起こしを差し替えるだけです。実際にこの会社では、議事録1本あたり40分かかっていた作業が10分を切るようになりました。コツは、自分の会社で「議事録に必ず載せたい項目」を最初に言語化しておくことです。

つまずきやすい3つの落とし穴

導入相談でよく出る失敗パターンを先回りでお伝えします。

1つ目は長すぎる文字起こしを一度に貼ること。1時間超の会議だと、生成AIが途中を端折ることがあります。前半・後半に分けて要約させ、最後に統合させると安定します。

2つ目は機密情報の扱い。顧客名や金額が入る議事録を無料版に貼ることに不安を感じる方は多いです。城南区の経営者にも、社内ルールとして「個人名は伏せ字にしてから貼る」運用を提案しました。会社で使うなら、入力データを学習に使わない設定のある法人向けプランを選ぶのも手です。

3つ目はAIの出力を鵜呑みにすること。要約は便利ですが、決定事項の認識違いがあると後で困ります。最後に人が30秒だけ目を通す、これは必ず残してください。

「自分の会社用」に仕組み化するには

ここまでの手順は誰でも始められますが、毎日続けるとなると「ツールを行き来するのが面倒」という声が出てきます。これも福岡の現場で実際に聞く悩みです。

そういう場合は、録音から要約までを一つの流れにまとめる仕組みを組むこともできます。私はLINE Botの開発もしているので、たとえば「録音ファイルをLINEに送ると要約が返ってくる」といった、その会社の業務に合わせた形に作り込む支援もしています。中津や久留米の事業者からは、こうした個別の自動化の相談も増えています。

まずは手作業の3ステップで効果を実感し、面倒になってきたら仕組み化を考える。この順番が失敗しにくいです。

まとめ

• 議事録の自動化は録音→文字起こし→要約の3ステップに分けて考える
• 要約の質は録音の質で決まる。机の中央に置き、必ず録音の同意を取る
• 文字起こしは完璧を目指さず、誤変換は要約工程でAIに補正させる
• 要約は「決定事項・アクション・保留」を指定する自社用テンプレートを作る
• 機密情報の扱いと、最後の人による確認は必ず残す
• 毎日続けて面倒なら、自社の業務に合わせた仕組み化を検討する

「うちの議事録でも本当にできるのか試したい」という福岡の事業者の方は、KOKORASHI AIで一緒に手順を組み立てます。初期費用0円・月額4,800円（税込）から相談を受け付けています。

よくある質問

Q. 無料の生成AIでも議事録の要約はできますか？
はい、ChatGPTやGoogleドキュメントの無料機能でも十分に始められます。ただし顧客名や金額などの機密情報を扱う場合は、入力データを学習に使わない設定がある法人向けプランの利用や、個人名を伏せ字にしてから貼る運用をおすすめします。

Q. 文字起こしの精度が低くても要約はうまくいきますか？
多少の誤変換があっても、要約工程で生成AIが文脈から補正してくれるため実用上は問題ないことが多いです。完璧を目指して止まるより、まず一周回して出力を確認するほうが早く改善できます。

Q. 録音から要約までを自動でつなげることはできますか？
できます。KOKORASHI AIでは、録音ファイルをLINEに送ると要約が返ってくるなど、その会社の業務に合わせた仕組み化の支援も行っています。まず手作業の3ステップで効果を実感してから検討するのがおすすめです。