シフト・勤務表づくりをAIでラクにする手順｜福岡の飲食・介護・小売の現場向け

「毎月末の2日間、店長がシフト作成で潰れる」——福岡の飲食店さんや介護事業所さんから、私が繰り返し受ける相談です。私はKOKORASHI AI（ココラシエーアイ）として福岡でAI導入を支援していますが、シフト作成は経営者本人が抱えたまま誰にも渡せていない代表的な業務だと感じています。専用ソフトを入れる前に、手持ちのAIで軽くできる部分があります。

結論：AIに決めさせず、たたき台を作らせて人が直す

最初にお伝えしたい結論は1つです。AIに最終決定をさせず、たたき台の作成だけを任せる形にすると、失敗がほぼ起きません。シフトは労務や人間関係が絡むため、最後は人が責任を持って決める必要があります。いっぽうで、白紙の表を埋める最初の30分〜1時間は、AIが十分肩代わりできます。

私が福岡の事業者さんに勧めているのは、「AIが8割の枠を埋め、店長が2割を直す」という分担です。ゼロから考えるのと、埋まった表を直すのとでは、必要な集中力がまるで違います。

シフト作成が終わらない本当の理由は「条件が頭の中にある」から

南区の介護事業所さんで話を聞いたとき、シフト作成に時間がかかる原因はパズルの難しさではありませんでした。原因は、判断材料が管理者の頭の中にしかないことでした。「夜勤明けの翌日は必ず休み」「新人は必ずベテランと組ませる」「土曜午前は人手が要る」といった条件が、誰にも共有されていない状態です。

条件が頭の中にある限り、作業を人にもAIにも渡せません。逆に言えば、条件を文章にした時点で作業は渡せるようになります。手順は3つです。

手順1：シフトの条件を、箇条書きで全部書き出す

まず、思いつくままに条件を書き出します。きれいに整理する必要はありません。目安として次のような項目が出てきます。

• 営業時間と、時間帯ごとの必要人数（平日と土日で分ける）
• スタッフごとの契約時間・勤務可能な曜日と時間帯
• 資格や担当の制約（レジ締めができる人、入浴介助ができる人、など）
• 組み合わせの制約（新人だけの時間帯を作らない、など）
• 連勤の上限、勤務間隔のルール

書き出した条件は、毎月使い回せます。1回作れば、翌月からは希望休を差し替えるだけで済みます。

手順2：希望休と人数枠を、表の形でそろえる

次に、当月の希望休を1つの表にまとめます。紙やLINEでバラバラに集めている場合は、スプレッドシートに転記してください。列は「氏名・日付・希望（休み／勤務可）」の3列で足ります。

人数枠も同じように表にします。「日付・時間帯・必要人数」の3列です。AIに渡す情報は、文章より表のほうが誤解が減ります。西区の小売店さんでは、希望休の集約をLINEから表への転記に変えただけで、聞き直しの往復が減りました。

手順3：AIにたたき台を作らせて、人が直す

条件と表がそろったら、AIに渡して依頼します。指示文は次の要素を含めると精度が上がります。

• 手順1で書き出した条件を、そのまま貼り付ける
• 希望休の表と人数枠の表を貼り付ける
• 「条件を満たせない日があれば、埋めずに理由を書いて」と明記する
• 出力形式を指定する（日付を行、スタッフ名を列、など）

最後の「埋めずに理由を書いて」が特に重要です。指示がないと、AIは無理にでも表を埋めてしまい、人手が足りない日が見えなくなります。理由を書かせておけば、人手が足りない日だけを店長が判断するという形に集中できます。

気をつけること：個人情報・労務・最終責任

便利さの裏で、先に決めておくべきことがあります。

• 氏名は記号に置き換える：AIに渡す表では「Aさん・Bさん」で足ります。個人が特定できる情報を減らすほど安全です
• 法令の判断をAIに任せない：休憩時間、勤務間隔、割増賃金などの扱いは、社会保険労務士や顧問先に確認してください。AIの回答を根拠にしない
• 最終決定と説明は人がする：スタッフに「AIが決めました」と説明する運用は、納得感を損ないます。決めたのは責任者だと伝わる形にする
• 作った表を保存する場所を決める：会話の履歴に残したままにせず、社内で共有する場所に置く

まとめ

• AIには最終決定をさせず、たたき台の作成だけを任せると失敗しない
• シフト作成が終わらない原因は、条件が責任者の頭の中にあること。条件を箇条書きにするだけで作業を渡せるようになる
• 希望休と人数枠は文章ではなく表でそろえると、AIの誤解が減る
• 指示文に「条件を満たせない日は埋めずに理由を書く」と入れておくと、人手不足の日が見えなくなる事故を防げる
• 氏名は記号に置き換え、法令の判断は社会保険労務士に確認し、最終決定は人が行う

KOKORASHI AIでは、福岡の中小事業者向けに業務ごとのAI活用を一緒に設計しています。初期費用0円・月額4,800円（税込）からご相談いただけます。

よくある質問

Q. シフト作成は専用ソフトを入れるべきですか？AIで足りますか？
スタッフ数が多く毎月の条件が固定されているなら専用ソフトが向きます。人数が十数名で条件が毎月変わる現場では、条件を書き出してAIにたたき台を作らせる形から試すほうが、費用も学習コストも抑えられます。まずAIで試し、限界を感じてからソフトを検討する順番をお勧めしています。

Q. スタッフの氏名や希望休をAIに入力しても大丈夫ですか？
氏名は「Aさん・Bさん」のような記号に置き換えて渡してください。シフトの組み合わせを考えるだけなら実名は不要です。実名が必要になるのは人が最終確認をする段階なので、AIに渡す表と、社内で配る表を分けて扱うと安全です。

Q. AIが作ったシフトが労働基準法に合っているか確認できますか？
AIの回答を法令適合の根拠にしないでください。休憩時間・勤務間隔・割増賃金の扱いは、社会保険労務士や顧問の専門家に確認する前提で運用してください。AIに任せるのは枠を埋めるたたき台までで、法令の判断と最終決定は人が行います。