一人社長のための「AI秘書」設定ガイド｜社内情報を覚えさせる具体的な手順

「AI秘書」という言葉はよく聞くようになりましたが、実際に何を設定すればそう呼べる状態になるのか、はっきり説明できる方は多くありません。今日は、そこを技術的な手順として具体的に整理します。

「AI秘書」とは、チャット画面のことではありません

AI秘書というと、サイトに埋め込むチャットボットの画面を思い浮かべる方が多いのですが、ここで言うAI秘書はもっとシンプルです。ChatGPTやClaudeの「プロジェクト」機能の中に、自社の情報をあらかじめ入れておき、質問すればいつでもその文脈を踏まえて答えてくれる状態のことを指します。画面は普段使っているチャットのままで構いません。

普通のチャットとの違いは、会話が終わるたびに情報が消えるかどうかです。プロジェクト機能の中に置いた資料は、会話を新しく始めても消えません。毎回「うちの会社は〜」から説明し直す必要がなくなります。

何を覚えさせればいいか（3つの資料で十分です）

最初から情報を全部詰め込もうとすると、かえって止まります。実務上、次の3つがあれば最低限のAI秘書として動きます。

• 会社概要・事業内容：何をしている会社で、誰が相手なのか。1ページで十分です
• よくある質問と回答のリスト：普段、電話や対面で毎回同じように答えている内容。箇条書きでかまいません
• 文体・トーンのサンプル：実際に送ったメールや案内文を2〜3通。AIはここから話し方を真似します

この3つを別々のファイルとして用意しておくと、後で更新するときも該当ファイルだけ差し替えれば済みます。1つの巨大なファイルにまとめてしまうと、どこを直せばいいか自分でも分からなくなります。

実際の設定手順

ChatGPT・Claudeどちらもプロジェクト機能の考え方は共通です。

1. プロジェクト（または専用の会話スペース）を新規作成する
2. 先ほどの3つの資料をアップロードする
3. プロジェクトの「指示」欄に、役割・制約・出力形式の3つを分けて書く
4. 実際によく聞かれる質問を3つほど投げて、資料通りの答えが返るか確認する

3番目の「役割・制約・出力形式を分けて書く」が一番差が出るところです。たとえば次のような形です。

• 役割：「あなたは当社の一次対応担当です」
• 制約：「アップロードした資料に無い内容は、憶測で答えずに『確認します』と答えてください。料金は必ず税込で答えてください」
• 出力形式：「返答は3〜4文程度。語尾は『です・ます』で統一してください」

この3つを分けずに「丁寧に、資料に沿って対応して」とだけ書くと、AIがどこまで厳密に守ればいいか判断できず、答えが日によってばらつきやすくなります。

設定後のテストは3種類の質問で確認する

設定して終わりにせず、必ず動作確認をしてください。効果的なのは、性質の違う3種類の質問を投げることです。

• 資料に書いてある質問：正確に、資料通りの内容で返ってくるか
• 資料に書いていない質問：憶測で答えず「確認します」と返ってくるか。ここで勝手に答え始めるなら、制約の書き方が弱いということです
• 資料同士で矛盾しそうな質問：たとえば古い情報と新しい情報が混在していないか、あえて突いて確認する

この3種類さえ通れば、実務で使っても大きく外すことはまずありません。

つまずきやすいポイント

実際に設定してみると、次のところで引っかかることが多いです。

• 資料が長すぎる：1ファイルが長文すぎると、AIが後半の内容を見落とすことがあります。1ファイル1テーマ程度に分けた方が安定します
• 資料同士が矛盾している：古い料金表と新しい料金表を両方アップロードしたままにすると、AIがどちらを信じればいいか分からず、答えが揺れます。古い資料は必ず削除するか、指示文で「最新の料金表を優先する」と明記します
• 指示文があいまい：「丁寧に対応して」だけでは弱く、条件を具体的に書くほど安定します
• 更新を忘れる：料金や営業時間を変えたのに資料を直し忘れると、AIは古い情報のまま答え続けます。資料を直す担当を決めておくと安心です

相談例：「作った直後は良かったのに、だんだんズレてきた」

博多で美容サロンを経営する方から、以前この設定を一緒に行ったことがあります。作った当初はよく答えてくれていたのですが、数週間後に「最近ちょっと答えがズレる」という相談を受けました。原因は、その間にメニューと料金を変更していたのに、古い料金表を資料として残したままアップロードし続けていたことでした。3種類の質問でテストし直したところ、矛盾を突く質問で古い料金が混ざって返ってくることが分かり、資料を整理し直して解決しました。

この一連の手順を、30分で済ませられるようにしたものがNo2です

ここまでの手順は、慣れれば1〜2時間程度でできます。ただし「指示文を役割・制約・出力形式に分けて書く」「資料をどう3つに分ければいいか」は、実際にやってみないと感覚がつかみにくい部分でもあります。

KOKORASHI AI（ココラシエーアイ）の「No2」は、この設定一式をあらかじめ書いた状態でお渡しするスターターキットです。ライト版（19,800円・買い切り）はプロンプトを貼るだけの3ステップ、プロ版（39,800円・買い切り）は空のフォルダにプロンプトを貼るだけで、営業・秘書・経理など7名分の資料と指示文が一度に作られます。ここまで説明してきた「資料の分け方」や「指示文の書き方」を、迷わず終わらせたい方向けの選択肢です。

まとめ

• AI秘書は特別な画面ではなく、プロジェクト機能に資料と指示文を入れた状態のこと
• 覚えさせる資料は「会社概要」「よくある質問」「文体サンプル」の3つで十分
• 指示文は「役割・制約・出力形式」を分けて書くと安定する
• 設定後は「資料にある質問／無い質問／矛盾を突く質問」の3種類でテストする
• この一式をあらかじめ用意して30分で終わらせるのが「No2」（買い切り・ライト19,800円/プロ39,800円）

よくある質問

Q. PDF資料をそのままアップロードしても大丈夫ですか？
多くの場合そのままで問題ありませんが、スキャンした画像だけのPDFは文字として読み取れないことがあります。その場合はテキスト化してから読み込ませると安定します。

Q. 情報を書き換えたら、AIは自動で覚え直しますか？
自動では反映されません。資料ファイルを差し替えるか、内容を書き換える必要があります。料金や営業時間など変わりやすい情報は、担当を決めて定期的に見直すことをおすすめします。

Q. 無料版のChatGPT・Claudeでもこの設定はできますか？
プロジェクト機能自体は無料枠でも一部使えますが、アップロードできる資料の量や保持期間に制限があることが多いです。日常的に使うなら有料プランの方が安定します。