福岡の居酒屋が宴会・団体予約の問い合わせをAIで取りこぼさない方法

居酒屋さんから「忙しい時間帯に宴会の電話が鳴って、席の確認ができず取りこぼした」という相談を受けることがあります。結論を先に言うと、宴会・団体予約の問い合わせは、人数・日時・予算・コースの希望を聞き取る部分をAIとLINEに任せ、席の確定と例外対応を人が行う形にすると、取りこぼしが減ります。

KOKORASHI AI（ココラシエーアイ）として福岡の飲食店さんの話を聞くと、天神や中洲、博多駅周辺では、歓送迎会や忘年会の時期に問い合わせが一気に増えます。営業中は手が離せず、仕込み中も電話に出にくい。営業中と仕込み中の隙間を埋める方法を整理します。

宴会の問い合わせで取りこぼす3つの場面

まず、取りこぼしがどこで起きているかを見ます。多くのお店で、次の3つに集約されます。

• ピーク時間に電話に出られず、お客様が別のお店に決めてしまう
• 電話で聞いた内容のメモが不完全で、あとから日時や人数を確認し直す
• メールやSNSのメッセージへの返信が翌日になり、熱が冷める

宴会は、1件あたりの売上が大きい一方、お客様は複数のお店に同時に問い合わせている場合があります。返信の速さが、成約に直結しやすい分野です。

AIに任せるのは「聞き取り」と「定型の案内」

宴会の問い合わせには、毎回聞くことが決まっています。LINEのAIチャットに、次の順で質問させます。

1. ご希望の日付と開始時間
2. ご利用人数（おおよそで可）
3. ご予算の目安
4. コースや飲み放題の希望
5. お名前と連絡先
6. 苦手な食材・アレルギー・お子様の有無などの特記事項

聞き取った内容は、店側のLINEやスプレッドシートに1件ずつ整理して届きます。電話のメモと違って、抜けが少なく、あとから見返せます。お客様には「内容を確認して、お店から折り返します」と、すぐに返せます。

席の確定と例外対応は人が持つ

役割分担が、私がいつも強調している点です。席の空き状況の最終確認、貸切の可否、特別な要望への対応は、人が判断します。AIが勝手に「承ります」と約束してしまうと、ダブルブッキングのような事故につながります。

お勧めの役割分担は次のとおりです。

• AIの役割：問い合わせの受付、聞き取り、お店の定型情報（コース内容・営業時間・アクセス）の案内
• 人の役割：席の確定、価格の例外、貸切、アレルギー対応の最終確認

AIの回答の最後に、「席のご予約は、お店の確認後に確定します」と必ず入れておくと、お客様の誤解を防げます。

繁忙期に効く運用のコツ

コース情報を先に整える

AIが案内できるのは、登録された情報だけです。コース名、内容、価格の目安、飲み放題の条件、キャンセル規定を、先に文章にまとめておきます。情報が整っていないと、AIが曖昧な答えを返し、お客様が不安になります。

キャンセル規定は必ず明記する

団体予約のトラブルで多いのが、人数変更とキャンセルの連絡です。いつまでなら無料で変更できるのかを、案内文に入れておきます。

返信の目安時間を伝える

「営業日の翌日までにご連絡します」のように、返信のタイミングを一言添えるだけで、お客様は安心して待てます。

福岡の繁忙期に備えて、早めに準備する

福岡では、歓送迎会の時期や年末の忘年会シーズンに、団体の問い合わせが集中します。繁忙期に入ってから仕組みを作ろうとすると、設定や確認の時間が取れません。私がお伝えしているのは、繁忙期の1〜2か月前に、聞き取り項目とコース情報の登録だけでも済ませておくことです。

あわせて、団体のお客様から多い質問（個室の有無、飲み放題の時間、貸切の人数の目安、駅からのアクセス）を、過去の問い合わせから書き出しておくと、AIの答えが現場の実態に近づきます。数字や条件は、必ずお店の最新の情報を登録してください。

始め方：まず受付の聞き取りだけ自動化する

いきなり予約の確定まで自動化する必要はありません。私がお勧めするのは、「聞き取りと記録だけをAIに任せて、返信と確定は人が行う」形で、1か月試すことです。

• 宴会の聞き取り項目を6つに決める
• コースと営業情報を文章にして登録する
• 届いた内容の見方と、返信の担当を決める
• 1か月後に、取りこぼしが減ったか、聞き取りで足りなかった項目は何かを見直す

KOKORASHI AIでは、初期費用0円・月額4,800円（税込）から、LINE BotやAIチャットを設計しています。まずは、今の問い合わせの流れを一緒に整理するところからご相談ください。

まとめ

• 宴会の取りこぼしは、電話に出られない・メモが不完全・返信が遅い、の3つに集約される
• AIには、聞き取りと定型の案内を任せる
• 席の確定・貸切・アレルギーの最終確認は、人が持つ
• コース情報とキャンセル規定を先に整える
• まずは聞き取りと記録だけを自動化して、1か月試す

よくある質問

Q. AIに宴会の予約確定まで任せられますか？
お勧めしていません。席の空き状況の最終確認や貸切の可否はお店が判断し、AIは聞き取りと定型の案内、記録に絞る形が安全です。ダブルブッキングを防げます。

Q. 宴会の問い合わせでAIに聞かせる項目は何ですか？
日付と開始時間、人数、予算の目安、コースや飲み放題の希望、お名前と連絡先、苦手な食材やアレルギーなどの特記事項の6つが基本です。

Q. 導入までに準備しておくことはありますか？
コース名・内容・価格の目安・飲み放題の条件・キャンセル規定を、先に文章にまとめておくことです。AIが案内できるのは登録された情報だけなので、準備が整っているほど回答の質が上がります。